Quản lý vận hành tòa nhà là một công việc phức tạp và đòi hỏi nhiều kỹ năng đa dạng. Để đảm bảo sự hoạt động trơn tru và bền vững của tòa nhà, ban quản lý cần trang bị cho mình những kỹ năng quan trọng. Dưới đây là 5 kỹ năng cần có để quản lý vận hành tòa nhà một cách tối ưu và bền vững.

Những công việc chính của Ban quản lý tòa nhà là gì?

Kỹ năng giao tiếp

Kỹ năng giao tiếp là yếu tố then chốt trong công tác quản lý tòa nhà. Ban quản lý phải thường xuyên tiếp xúc và tương tác với cư dân sinh sống tại tòa nhà. Việc giao tiếp hiệu quả giúp tạo dựng mối quan hệ tốt với cư dân, lắng nghe và hiểu rõ nhu cầu của họ, từ đó đưa ra các giải pháp phù hợp.

Lắng nghe tích cực: Lắng nghe là bước đầu tiên và quan trọng trong giao tiếp. Ban quản lý cần phải biết lắng nghe ý kiến, phản hồi của cư dân để có thể hiểu rõ vấn đề và giải quyết kịp thời.

Giao tiếp rõ ràng và minh bạch: Việc truyền đạt thông tin phải rõ ràng, tránh gây hiểu lầm. Đồng thời, minh bạch trong mọi hoạt động quản lý sẽ giúp cư dân cảm thấy tin tưởng và an tâm.

Kỹ năng giao tiếp giúp ban quản lý tương tác với cư dân dễ dàng

Kỹ năng xử lý tình huống

Trong quá trình vận hành tòa nhà, sẽ không tránh khỏi các tình huống phát sinh từ cư dân hoặc từ các vấn đề kỹ thuật. Ban quản lý cần nắm bắt được các vấn đề này để xử lý kịp thời.

Phân tích và đánh giá tình huống: Đầu tiên, ban quản lý cần xác định và phân tích nguyên nhân của vấn đề. Đánh giá mức độ ảnh hưởng và tìm ra giải pháp tối ưu.

Quyết đoán và linh hoạt: Khi đối mặt với các tình huống khẩn cấp, sự quyết đoán và khả năng linh hoạt trong việc đưa ra quyết định là rất quan trọng. Điều này giúp giải quyết vấn đề nhanh chóng và hiệu quả, giảm thiểu ảnh hưởng tiêu cực.

Kỹ năng xử lý tình huống giúp ban quản lý giải quyết công việc hiệu quả

Kỹ năng điều hành

Các buổi họp là nơi định hướng, đưa ra giải pháp hoạt động và lắng nghe những mong muốn của cư dân. Do đó, ban quản lý cần có kỹ năng điều hành, chủ trì và làm chủ thời gian trong các cuộc họp.

Chủ trì cuộc họp hiệu quả: Để cuộc họp diễn ra suôn sẻ, người chủ trì cần biết cách điều hướng cuộc thảo luận, giữ vững mục tiêu và đảm bảo mọi người đều có cơ hội phát biểu.

Quản lý thời gian: Sắp xếp và quản lý thời gian một cách hợp lý giúp cuộc họp không bị kéo dài, tập trung vào những vấn đề quan trọng và đưa ra quyết định nhanh chóng.

Kỹ năng sắp xếp công việc

Để đảm bảo công việc được thực hiện một cách hợp lý và hiệu quả, kỹ năng sắp xếp công việc là vô cùng quan trọng.

Lập kế hoạch và ưu tiên công việc: Ban quản lý cần biết cách lập kế hoạch chi tiết, xác định những công việc ưu tiên và phân công nhiệm vụ một cách hợp lý. Điều này giúp đảm bảo mọi công việc đều được hoàn thành đúng hạn và đạt chất lượng cao.

Theo dõi tiến độ và đánh giá hiệu quả: Theo dõi tiến độ công việc và đánh giá hiệu quả là bước không thể thiếu để đảm bảo các kế hoạch được thực hiện đúng theo dự định.

Kỹ năng sắp xếp công việc

Kỹ năng ứng dụng công nghệ

Trong thời đại số hóa hiện nay, việc ứng dụng công nghệ vào công tác quản lý tòa nhà là giải pháp hiệu quả giúp tăng hiệu suất và bao quát được toàn bộ công tác quản lý.

Với sự phát triển không ngừng của công nghệ, chủ đầu tư, các công ty quản lý vận hành tòa nhà, ứng dụng phần mềm quản lý tòa nhà YooIOC là công cụ hữu ích giúp tối ưu hóa quy trình quản lý tòa nhà, các công việc sẽ được sử dụng nhanh gọn và chính xác hơn, cùng đó nâng cao cuộc sống của cả cư dân và người quản lý.

YooIOC – Nền tảng số hóa công tác quản lý vận hành tòa nhà

Đối với ban quản lý:

• Quản lý đồng thời nhiều dự án
• Quản lý vận hành và bảo trì
• Quản lý an ninh và các quy định
• Quản lý tài chính, hợp đồng
• Quản lý môi trường và năng lượng
• Quản lý quan hệ và tương tác với cư dân
• Quản lý nhân sự và công việc

Đối với các bộ phận, phòng ban:

• Số hóa công tác từng bộ phận phòng ban trên ứng dụng
• Quản lý chi tiết công việc của từng bộ phận
• Tiếp nhận, báo cáo công việc qua mã QR code

Để quản lý vận hành tòa nhà một cách tối ưu và bền vững, ban quản lý cần trang bị cho mình những kỹ năng quan trọng như giao tiếp, xử lý tình huống, điều hành, sắp xếp công việc và ứng dụng công nghệ. Những kỹ năng này không chỉ giúp ban quản lý thực hiện công việc một cách hiệu quả mà còn giúp tạo dựng môi trường sống an toàn, tiện nghi và hạnh phúc cho cư dân.