Xã hội ngày càng phát triển, các tòa nhà chung cư xuất hiện ngày càng nhiều khiến việc quản lý, vận hành tòa nhà càng ngày càng được chú trọng hơn. Tuy nhiên, hiện nay quản lý chung cư vẫn là một bài toán chưa có lời giải khiến ban quản lý phải đau đầu, mệt mỏi. Làm thế nào để xây dựng một quy trình quản lý vận hành chung cư đúng tiêu chuẩn, hoạt động trơn tru. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu ở bài viết dưới đây nhé.

1. Thực trạng trong công tác quản lý vận hành chung cư

Đối với mỗi tòa nhà để đảm bảo hoạt động ổn định luôn cần các biện pháp để tối ưu dịch vụ quản lý vận hành. Trong đó, các dịch vụ trong tòa nhà đóng vai trò quan trọng nhằm đảm bảo một cuộc sống tiện nghi, hiện đại cho cư dân, bao gồm: dịch vụ an ninh, trông giữ tài sản, vệ sinh môi trường, chăm sóc cảnh quan..  Ngoài ra, giám sát hoạt động tài chính cũng là vấn đề cần được quan tâm nhiều hơn. 

Tuy nhiên hiện nay khi tình hình đô thị hóa ngày càng tăng mạnh, nhà chung cư phát triển mạnh mẽ khiến việc quản lý tòa nhà chưa phát triển kịp với tốc độ đô thị hóa. Thay vào đó, việc quản lý chung cư vẫn còn dựa trên kinh nghiệm, chưa đồng bộ khiến công tác quản lý tòa nhà chung cư dễ xuất hiện nhiều bất cập và mâu thuẫn giữa ban quản lý và cư dân. Dưới đây là một số vấn đề thường gặp trong công tác quản lý tòa nhà hiện nay:

Sử dụng phương pháp thủ công: Phần lớn các tòa nhà vẫn sử dụng phương pháp quản lý truyền thống, dựa vào sổ sách và các công cụ thủ công khiến cho công việc quản lý kém hiệu quả và dễ phát sinh sai sót.

Thông báo cho cư dân bằng giấy tờ thủ công dẫn đến việc bỏ sót thông tin của cư dân

Hệ thống an toàn, an ninh còn kém: Công tác quản lý còn thiếu chuyên nghiệp, hệ thống an ninh lỏng lẻo, trang thiết bị an ninh – giám sát kém chất lượng dẫn đến mất trật tự, vẫn còn tình trạng trộm cướp diễn ra.

Chưa có nhiều tiện ích và dịch vụ: Việc duy trì và nâng cấp tiện ích, cũng như cung cấp các dịch vụ chất lượng cao cho cư dân, đang là thách thức lớn do ngân sách hạn chế và nhu cầu ngày càng cao.

Giao tiếp với cư dân còn hạn chế: Sự thiếu hiệu quả trong giao tiếp giữa ban quản lý và cư dân dẫn đến hiểu lầm không hài lòng, đặc biệt là trong việc xử lý khiếu nại và sự cố.

2. 4 cách tăng hiệu quả trong việc quản lý vận hành chung cư

Để tăng hiệu quả trong công tác quản lý vận hành chung cư, việc áp dụng một chiến lược toàn diện, kết hợp giữa công nghệ hiện đại và quản lý chất lượng cao, là rất quan trọng. Dưới đây là một số cách để cải thiện hiệu quả quản lý: 

Xây dựng cộng đồng cư dân đoàn kết, thông minh: Thiết lập kênh giao tiếp hiệu quả giữa ban quản lý và cư dân như tạo ra các hoạt động giao lưu, tương tác để tăng cường sự kết nối và lòng tin trong cộng đồng. Ứng dụng các nền tảng MXH để cập nhật thông tin, thu thập phản hồi và giải quyết khiếu nại.

Tổ chức các hoạt động tập thể tăng cường sự kết nối cho cư dân

Có quy trình quản lý vận hành rõ ràng, chuyên nghiệp: Chung cư cần thiết lập các văn bản và ứng dụng giải pháp công nghệ để hỗ trợ nhằm tự động hóa các quy trình làm việc, quản lý dữ liệu cư dân, tài chính, bảo trì, và vận hành tòa nhà một cách hiệu quả.

Checklist công việc & Năng suất làm việc: Nhằm tránh tình trạng lẫn hay sót việc, ban quản lý cần theo dõi sát sao từng đầu mục công việc đã được phân bổ cho từng bộ phận, nhân viên. Đồng thời cần có phương pháp xử lý nhanh, kịp thời các sự cố phát sinh tại tòa nhà.

3. Ứng dụng công nghệ cho toàn bộ quy trình quản lý tòa nhà

YooIoC là nền tảng số hóa công tác quản lý vận hành tòa nhà, cho phép quản lý nhanh chóng, thuận tiện và tối ưu tại bất cứ nơi nào kết nối internet, qua đó nâng cao chất lượng sống cho cư dân và những người sử dụng dịch vụ.

YooIoC – Ứng dụng quản lý chung cư trên nền tảng số hiệu quả, chuyên nghiệp

Với những tiện ích, tính năng thiết thực, từ việc quản lý thông báo, phản hồi ý kiến cư dân, cho đến theo dõi công việc, tính toán công nợ và kết nối cộng đồng cư dân. Ứng dụng YooIoC là sự kết hợp giữa công nghệ hiện đại và sự tận tâm của đội ngũ chuyên gia hàng đầu mang đến một giải pháp quản lý và vận hành tòa nhà toàn diện.

Đối với ban quản lý tòa nhà 

– Quản lý đồng thời nhiều dự án

– Quản lý vận hành và bảo trì

– Quản lý an ninh và các quy định

– Quản lý tài chính, hợp đồng

– Quản lý môi trường và năng lượng

– Quản lý quan hệ và tương tác với cư dân

– Quản lý nhân sự và công việc

Đối với bộ phận kinh doanh dịch vụ

– Tiếp nhận yêu cầu dịch vụ từ cư dân

– Quản lý chi tiết công việc của bộ phận

– Theo dõi tình trạng đơn hàng

– Giao việc, theo dõi và nhận báo cáo công việc của nhân viên

– Quản lý điều hành hệ thống kỹ thuật của tòa nhà

– Tiếp nhận, xử lý các sự cố nhanh chóng, tức thời 

– Đánh giá hiệu quả công việc, khen thưởng cho nhân viên

Như vậy nội dung bài viết trên đã chỉ ra những thực trạng quản lý chung cư hiện nay vẫn còn tồn đọng nhiều khó khăn, bất cập. Có thể thấy trong bối cảnh đô thị hóa ngày càng phát triển mạnh mẽ, có nhiều dự án chung cư cao cấp thì vai trò của đơn vị quản lý vận hành càng trở nên quan trọng hơn.  Vì vậy, việc ứng dụng phần mềm quản lý tòa nhà là giải pháp tối ưu giúp quản lý, vận hành hoạt động trơn tru, hiệu quả của tòa nhà, đảm bảo an ninh, an toàn và mang lại cuộc sống hiện đại, tiện nghi cho cư dân