Ban quản lý là một trong những bộ phận chủ chốt, quyết định đến sự hiệu quả trong công tác vận hành của tòa chung cư và khu đô thị. Thay vì phương pháp quản lý truyền thống, ban quản lý số đang từng bước được ứng dụng vào trong các tòa nhà giúp tiết kiệm thời gian và chi phí tối đa cho các doanh nghiệp. Vậy ban quản lý số là gì? Vai trò của ban quản lý số? Cùng tìm hiểu trong bài chia sẻ dưới đây nhé!

Ban quản lý số là gì?

Ban quản lý số là việc sử dụng công nghệ số và công cụ kỹ thuật số để quản lý và điều hành các hoạt động của một tổ chức, tổ chức chính phủ hoặc tổ chức phi lợi nhuận. Nó bao gồm việc sử dụng công nghệ thông tin và truyền thông để thu nhập, lưu trữ, xử lý và truyền tải thông tin cũng như quản lý quy trình và tương tác giữa các bộ phận trong các tòa nhà, khu đô thị.

Bên cạnh đó, ban quản lý tập trung vào việc tối ưu hóa hiệu quả và hiệu suất trong quá trình quản lý bằng cách sử dụng công nghệ và dữ liệu. Nó có thể áp dụng cho nhiều bộ phận khác nhau như: quản lý cư dân, nhân viên, an ninh,… giám sát các hoạt động một cách dễ dàng.

Chức năng và nhiệm vụ của ban quản lý số

Ban quản lý số giúp quản lý và điều hành các hoạt động trong tòa nhà, khu đô thị một cách tổng quan. Chức năng và nhiệm vụ của ban quản lý tùy thuộc vào từng bộ phận cụ thể:

+ Ban quản lý số đưa ra kế hoạch tổ chức và quản lý lý toàn bộ tòa nhà, khu đô thị bằng việc sử dụng công nghệ thông tin.

+ Duy trì hạ tầng công nghệ thông tin bao gồm mạng, máy chủ, hệ thống lưu trữ và phần mềm.

+ Đảm bảo an ninh thông tin và bảo vệ dữ liệu quan trọng của tòa chung cư và các khu đô thị.

+ Thực hiện và quản lý các dự án số hóa, đảm bảo đúng tiến độ và đáp ứng với các yêu cầu của chủ đầu tư.

+ Đảm bảo rằng dữ liệu thu thập, lưu trữ và quản lý của tòa nhà nằm trong mục lưu trữ và sẵn sàng cho việc phân tích và quyết định.

+ Đào tạo và phát triển nhân viên về các kỹ năng và kiến thức kỹ thuật số đáp ứng các yêu cầu về công nghệ thông tin và số hóa trong quản lý tòa chung cư, khu đô thị.

Như vậy, mục tiêu của ban quản lý này là tận dụng công nghệ thông tin và số hóa để nâng cao hiệu quả và hiệu suất trong việc quản lý và đáp ứng cơ hội trong thế giới công nghệ hiện nay.

Vai trò của ban quản lý số hiện nay

Ban quản lý số đóng vai trò quan trọng trong việc chuyển đổi số và tối ưu hóa các hoạt động kinh doanh. Dưới đây là một số vai trò chính mà ban quản lý số mà ban quản lý thực hiện:

+ Phát triển chiến lược số hóa: Ban quản lý tham gia vào việc xác định và phát triển chiến lược số hóa toàn diện cho tổ chức. Điều này, bao gồm việc xác định mục tiêu, xây dựng kế hoạch để thúc đẩy chuyển đổi số và tận dụng các cơ hội kinh doanh mới.

+ Quản lý dự án số: Ban quản lý có trách nhiệm quản lý các dự án số hóa trong tổ chức. Đảm bảo rằng các dự án được triển khai đúng tiến độ, tuân thủ ngân sách và đáp ứng yêu cầu kỹ thuật. Hơn nữa còn đảm bảo tính liên tục của các dự án số hóa.

+ Quản lý hạ tầng công nghệ: Đảm bảo các hoạt động ổn định và phát triển của hạ tầng công nghệ trong tổ chức. Họ quản lý hệ thống mạng, lưu trữ dữ liệu, bảo mật thông tin và đảm bảo sự tương thích và tích hợp giữa các ứng dụng và hệ thống khác nhau.

+ Xây dựng và quản lý: Ban quản lý tập trung vào việc xây dựng và quản lý các kênh tiếp cận khách hàng số hiệu quả. Điều này gồm có việc phát triển, quản lý trang web, ứng dụng di động, mạng xã hội, marketing và các kênh trực tuyến để tương tác và giao tiếp với khách hàng.

+ Quản lý dữ liệu và phân tích: Quản lý số đảm bảo việc quản lý dữ liệu, tận dụng tiềm năng kỹ thuật số để phân tích dữ liệu. Họ sử dụng công cụ phân tích và các kỹ thuật như máy móc và trí tuệ nhân tạo để phân tích.

Ứng dụng của ban quản lý số trong các tòa nhà và khu đô thị

Hiện nay, ban quản lý số được ứng dụng rộng rãi trong quản lý tòa nhà và khu đô thị. Dưới đây là một số ứng dụng chính của ban quản lý trong các lĩnh vực như sau:

Quản lý căn hộ

Chức năng quản lý căn hộ cho phép ban quản lý thông tin liên quan đến căn hộ bao gồm: Mã căn hộ, số phòng, chủ căn hộ, số điện thoại… để ban quản lý hoặc ban quản trị gửi thông báo trực tiếp đến căn hộ. Khi gửi thông báo, mọi thành viên được xác nhận tài khoản đều có thể nhận được thông báo.

Đối với tòa nhà thiết lập mới, căn hộ có thể được nhật từ bảng danh sách trên phần mềm bảng tính năng bên ngoài hoặc xuất dữ liệu từ một phần mềm BMS khác. Chức năng quản lý căn hộ cho phép tìm kiếm căn hộ, xác định số lượng căn hộ hiển thị trong màn hình hoặc lọc danh sách căn hộ theo tiêu chí nhất định.

Quản lý cư dân

Cho phép Ban quản lý hoặc ban Quản trị theo dõi danh sách cư dân được Chủ căn hộ đăng ký vào danh sách thành viên trong căn hộ. Nội dung thông tin trong danh sách do cư dân duy trì và thay đổi trên ứng dụng tương tự như hành động khai báo thường trú/tạm trú đối với cư dân trong căn hộ, các thao tác đều được thực hiện trên app quản lý chung cư. Thông qua danh sách cư dân, thành viên Ban quản lý/Ban quản trị sẽ có trách nhiệm phân công có thể chat và trao đổi với cư dân từ danh sách này.

Quản lý hóa đơn

Hóa đơn dịch vụ là một thao tác định kỳ hàng tháng nhằm thông báo và thu phí dịch vụ cùng các tiên ích tòa nhà đến các căn hộ. Chức năng quản lý hóa đơn sẽ cho phép lập hóa đơn chi tiết sử dụng dịch vụ cho từng căn hộ thông qua các phương pháp:

• Lập hóa đơn điện tử trực tiếp
• Nhập hóa đơn từ ứng dụng của kế toán
• In phiếu thông báo phí dịch vụ
• Cập nhật khoản mục chi tiết hóa đơn
• Chức năng lọc hóa đơn, tìm kiếm, cập nhật trạng thái căn hộ

Quản lý tiện ích

Quản lý tiện ích cho phép Ban quản lý/ Ban Quản trị có thể tiếp nhận các yêu cầu liên quan đến quản lý vận hành trong tòa nhà như: vệ sinh, điện, nước, thang máy, bãi gửi xe, sửa chữa, gửi nhận của căn hộ có liên quan đến việc quản lý tòa nhà cần được xử lý.

Thông qua chức năng này, Ban quản lý có thể trao đổi với cư dân và cập nhật trạng thái xử lý khi hoàn thành công việc. Khi có bất cứ thay đổi nào trong chức năng Quản lý yêu cầu, hệ thống sẽ gửi thông báo trực tiếp đến ứng dụng của cư dân có thể nắm bắt.

Ngoài ra, Ban quản lý có thể áp dụng tính năng này vào quản lý yêu cầu để giao nhiệm vụ cho nhân viên. Ứng dụng sẽ báo ngay đến app của nhân viên chuyên trách về nhiệm vụ cần thực thi ngược lại cũng sẽ báo cáo về trạng thái quản lý.

Qua bài chia sẻ trên, bạn đã hiểu được ban quản lý số và vai trò của ban quản lý trong quản lý khu đô thị, tòa nhà rồi chứ. Ban quản lý số giúp tiết kiệm thời gian và chi phí trong việc vận hành tòa nhà. Nếu bạn đang tìm kiếm các giải pháp thông minh cho các khu đô thị, tòa nhà thì hãy liên hệ trực tiếp đến số Hotline của chúng tôi để được tư vấn nhé!