Trong bối cảnh thị trường bất động sản phát triển nhanh chóng, việc quản lý tài chính tòa nhà trở nên phức tạp và đòi hỏi sự chính xác cao. Các phương pháp truyền thống thường gặp hạn chế về khả năng cập nhật thông tin và xử lý dữ liệu, dẫn đến việc quản lý không hiệu quả. Hiểu được điều này, Yootek Holdings đã cho ra mắt YooIOC – Phần mềm quản lý tài chính tòa nhà thông minh hiệu quả. Cùng tìm hiểu nhé!
Thực trạng tình hình quản lý tài chính các tòa nhà hiện nay
Quản lý tòa nhà là một phần quan trọng mang đến môi trường sống thoải mái và an ninh cho toàn bộ cư dân. Tuy nhiên, không phải lúc nào cũng có sự đồng thuận giữa ban quản lý và cư dân, nhất là bất cập về vấn đề tài chính. Cụ thể, có một số vấn đề nổi bật sau:
Quản lý thu nhập còn nhiều bất cập
Việc thu thập phí từ cư dân thường phụ thuộc vào hệ thống quản lý thủ truyền thống, dẫn đến sự chậm trễ trong việc thu phí, sai sót trong quản lý số liệu, và thậm chí là việc mất mát tài chính.
Khó khăn trong bảo trì và quản lý chi phí
Việc duy trì tình trạng hoạt động của tòa nhà, từ hệ thống điện nước đến các dịch vụ tiện ích khác, đòi hỏi việc theo dõi và quản lý chi phí liên tục. Tuy nhiên, việc này thường gặp khó do thiếu hệ thống quản lý thu – chi hiệu quả.
Thiếu minh bạch trong tài chính
Sự không minh bạch trong công tác quản lý tòa là một vấn đề lớn, khiến cho cư dân không hiểu rõ về các khoản thu chi cảm thấy không tin tưởng vào ban quản lý. Bên cạnh đó, việc thiếu thông tin và dữ liệu phân tích khiến cho việc đánh giá và quản lý rủi ro tài chính trở nên khó khăn, ảnh hưởng.
Quản lý hợp đồng và giao dịch còn rườm rà
Việc ký kết và quản lý hợp đồng với các nhà cung cấp dịch vụ hoặc bảo trì thường phức tạp và thiếu hiệu quả, dẫn đến tăng chi phi phí và giảm chất lượng dịch vụ. Đồng thời với nhu cầu ngày càng cao của cư dân, mong muốn nhận được dịch vụ tốt hơn, nhanh chóng và tiện lợi từ ban quản lý tòa nhà.
Với những bất cập này thì việc áp dụng công nghệ và giải pháp quản lý tiên tiến, phần mềm quản lý tài chính tòa nhà thông minh, cải thiện và nâng cao hiệu quả trong quản lý tài chính và vận hành tòa nhà.
Đặc biệt nổi bật của phần mềm quản lý tòa nhà YooIOC
YooIOC là một ứng dụng & phần mềm quản lý tòa nhà thông minh trên thiết bị di động & máy tính, giúp số hóa công tác quản lý và vận hành trở nên trơn tru – tiện nghi – nhanh chóng hơn. YooIOC không đơn thuần là ứng dựng thuần túy mà còn được tích hợp đồng bộ với hệ sinh thái phần cứng dưới trên cùng một nền tảng số mở Yoolife AIoT Platform.
Với nền tảng công nghệ số mở cho phép tích hợp đồng bộ hệ sinh thái phần cứng qua việc ứng dụng AI & IoT vào hệ thống quản lý tòa nhà BMS, hệ thống an ninh thông minh Public security, hệ thống bãi đậu xe car parking, truy cập thông minh access control… đồng thời mã hóa các dữ liệu đẩy thông tin lên hệ sinh thái phần cứng và phần mềm, giải quyết triệt để bài toàn trong các khu đô thị, tòa nhà ở nhiều khía khác nhau.
Tính năng chung của phần mềm
- Quản lý thông tin dự án/ tòa nhà/ căn hộ
- Quản lý số
- Quản lý phương tiện
- Quản lý tiện ích số
- Quản lý dịch vụ hành chính số
- Quản lý hóa đơn số
- Quản trị tài sản
- Quản trị nhân sự
- Quản lý tài liệu
- Quản lý công việc
Tính năng nổi bật của phần mềm
So với các phần mềm quản lý tòa nhà khác thì phần mềm YooIOC tạo nên sự khác biệt bởi các tính năng sau:
- Tích hợp đồng bộ hệ sinh thái phần cứng kỹ thuật: camera AI, hệ thống báo khói báo cháy, hệ thống bơm – quạt, hệ thống an ninh tuần tra, hệ thống chiếu sáng…
- Thực hiện quản trị – phân quyền cho từng bộ phận khác nhau gồm: bộ phận kỹ thuật, bộ phận an ninh, bộ phận lễ tân, bộ phận kế toán, bộ phận vệ sinh, chăm sóc cây xanh, bộ phận kinh doanh dịch vụ.
- Linh hoạt ứng dụng trên nhiều dự án, quản lý theo mô hình chuỗi dự án, xây dựng tệp khách hàng, cộng đồng cư dân thông minh.
- Tính năng giao việc, tiếp nhận, xử lý, báo cáo công việc một cách trực quan qua QRcode. Quản lý dễ dàng đánh giá, nắm bắt tài chính – công việc – doanh thu – của từng bộ phận.
YooIOC – Tính năng quản lý tài chính tòa nhà thông minh
Việc ứng dụng nền tảng chuyển đổi số Yoolife AIoT Platform vào quản lý và vận hành khu đô thị giúp ban lãnh đạo dễ dàng quản lý, giám sát công việc của các phòng ban. Từ bộ phận kế toán tài chính, kỹ thuật vận hành, an ninh, vệ sinh, cây xanh, kinh doanh dịch vụ đến kiểm soát chất lượng dịch vụ và lễ tân/chăm sóc khách hàng.
Một trong những tính năng nổi bật của phần mềm quản lý tòa nhà YooIOC đó là quản lý tài chính tòa nhà thông minh. Giải quyết nỗi lo của bộ phận kế toán sau:
Quản lý hóa đơn hàng tháng chi tiết
Hệ thống tự động hóa quy trình nhập dữ liệu, in hóa đơn, lọc hóa đơn theo căn hộ, chỉnh sửa thông minh, thêm hóa đơn trực tiếp trên thanh công cụ…dễ dàng theo dõi và tìm kiếm hóa đơn từng căn hộ.
Gửi thông báo hóa đơn chi tiết đến từng căn hộ
YooIOC cho phép gửi thông báo về công nợ đến từng căn hộ, tự động xác định và phân loại công nợ tương ứng tới từng căn hộ và nhắc nợ theo lịch tự động cài đặt.
Quản lý thanh toán của hóa đơn
Quản lý chi tiết từng loại hóa đơn: điện/ nước/ chiếu sáng/ dịch vụ/ gửi xe/ cư dân/ chi phí khác, tạo lập/ import/ export file excel, pdf tương ứng… xem tình trạng hóa đơn thành công hay chưa, phương thức thanh toán.
Báo cáo hóa đơn thống kê – tài chính
YooIOC cho phép tạo ra các báo cáo thống kê chi tiết về tình hình tài chính của từng căn hộ trong tòa nhà. Bao gồm: công nợ, thanh toán, chi phí sử dụng dịch vụ, các khoản thu… tối ưu hóa việc thu chi.
Trên đây là thông tin chi tiết về phần mềm quản lý tài chính tòa nhà mà chúng tôi giới thiệu! Liên hệ ngay đến số Hotline 096 471 41 48 để biết thêm chi tiết về phần phềm quản lý tòa nhà thông minh – Giải quyết bài toán dành riêng cho bộ phận kế toán.
