Làm thế nào để xử lý, giải quyết hiệu quả những vấn đề trong tòa nhà chung cư luôn là bài toán khó đối với chủ đầu tư, ban quản lý tòa nhà. Nhiều đơn vị đang từng bước chuyên nghiệp hóa việc bằng cách áp dụng phần mềm quản lý chung cư hiện đại. Vậy phần mềm quản lý chung cư mang đến những lợi ích gì? Cùng tìm hiểu qua bài chia sẻ dưới đây nhé!

Phần mềm quản lý chung cư là gì?

Phần mềm quản lý chung cư là gì? Phần mềm quản lý chung cư là giải pháp công nghệ hỗ trợ mọi hoạt động diễn ra trong phạm vi tòa nhà, lưu trữ thông tin cư dân cũng như quản lý dịch vụ, bảo trì, an ninh và các hoạt động khác liên quan đến quản lý tòa nhà. Nó giúp tăng cường tính linh hoạt, tiết kiệm thời gian, và cải thiện tính chính xác trong quản lý.

Vì sao nên sử dụng phần mềm quản lý chung cư?

Hiện nay, các tòa chung cư mọc lên ngày càng nhiều. Phần mềm quản lý tòa nhà chung cư ra đời hỗ trợ cho công tác quản lý. Việc ứng dụng phần mềm quản lý tòa nhà chung cư mang đến các ưu điểm sau:

Quản lý thông tin cư dân đầy đủ

Quản lý chung cư theo hình thức truyền thống sẽ khiến BQL mất khá nhiều thời gian để có thể liên hệ, gửi thông báo đến toàn bộ cư dân trong tòa nhà. Việc ứng dụng phần mềm quản lý giúp quản lý thông tin cư dân dễ dàng. Bao gồm họ tên, số căn hộ, thông tin liên lạc… Nhờ vậy, giúp ban quản lý kiểm soát được số lượng cư dân và an ninh.

Ngoài ra, khi có bất kỳ vấn đề hoặc khiếu nại gì, cư dân cũng không cần phải đến gặp trực tiếp ban quản lý để kiến nghị. Chỉ cần một vài thao tác đơn giản trên điện thoại, cư dân đã có thể dễ dàng gửi yêu cầu của mình tới ban quản lý. Họ sẽ nhanh chóng tiếp nhận, phản hồi và xử lý những vấn đề đó.

Quản lý tài chính minh bạch

Với phần mềm quản lý chung cư, mọi vấn đề liên quan đến tài chính của tòa nhà đều được quản lý một cách minh bạch và khoa học. Các khoản thu chi liên quan đến hoạt động của tòa nhà đều được tính toán rõ ràng và lưu lại trên hệ thống. Ban quản lý dễ dàng tổng kết, xuất file báo cáo để trình bày với ban quản trị và chủ đầu tư dự án chung cư.

Mang đến sự chuyên nghiệp

Việc ghi chép, tính toán, quản lý mọi thứ theo cách truyền thống như giấy tờ, file excel riêng lẻ… sẽ không chuyên nghiệp và tốn nhiều thời gian. Việc ứng dụng các phần mềm hiện đại là giải pháp hiệu quả giúp ban quản lý xử lý nhanh chóng các vấn đề, công việc nhanh chóng và chính xác, hạn chế tối đa những sai sót không đáng có.

Giúp tối ưu hóa chi phí

Đây là một trong những lợi ích nổi bật mà phần mềm quản lý tòa nhà mang đến. Khi có sự hỗ trợ của công nghệ sẽ giảm thiểu đáng kể thời gian, nhân lực quản lý. Chủ đầu tư không cần phải thuê quá nhiều nhân viên mà mọi hoạt động của tòa nhà sẽ diễn ra suôn sẻ. Nhờ vậy, họ có thể tối ưu hóa chi phí quản lý và gia tăng lợi nhuận cho chung cư.

Phần mềm quản lý Yoolife mang đến những lợi ích gì?

Quản lý tòa nhà bằng phần mềm Yoolife đã và đang là giải pháp quản lý tòa nhà toàn diện được ứng dụng rộng rãi trong các chung cư, khu đô thị. Việc ứng dụng nền tảng chuyển đổi số Yoolife AIoT Platform vào quản lý và vận hành khu đô thị giúp ban lãnh đạo dễ dàng quản lý, giám sát công việc của các phòng ban sau:

Bộ phận kế toán

• Gửi thông báo hóa đơn, phiếu thông báo đến từng căn hộ
• Quản lý thanh toán hóa đơn chi tiết
• Thống kê báo cáo chi tiết từng căn hộ, loại hình thanh toán, loại phí
• Quản lý công nợ

Bộ phận an ninh

• Giao việc, theo dõi tình trạng, báo cáo công việc của nhân viên
• Kiểm soát an ninh vào ra, an ninh khu vực
• Tiếp nhận thông tin an ninh tức thì của tòa nhà
• Tuần tra an ninh, giám sát an ninh toàn khu
• Đánh giá KPI, thành tích khen thưởng cho nhân viên

Bộ phận kỹ thuật

• Giao việc, theo dõi tình trạng, báo cáo công việc của nhân viên
• Lập kế hoạch và thực thi bảo trì các hệ thống
• Tiếp nhận dịch vụ kỹ thuật từ  cư dân
• Quản lý, giám sát, vận hành và điều hành toàn hệ thống, kỹ thuật tòa nhà
• Đánh giá KPI, thành tích khen thưởng cho nhân viên

Bộ phận lễ tân/Chăm sóc khách hàng

• Tiếp nhận phản ánh và xử lý phản ánh cư dân
• Đăng thông báo và kiểm soát thông tin diễn đàn
• Lập khảo sát số
• Quản lý và xử lý dịch vụ hành chính
• Tiếp nhận lịch đặt dịch vụ, xử lý dịch vụ

Bộ phận vệ sinh

• Giao việc, quản lý, theo dõi tình trạng, báo cáo công việc của nhân viên
• Đánh giá KPI, khen thưởng cho nhân viên

Bộ phận kinh doanh dịch vụ

• Tiếp nhận dịch vụ đặt từ cư dân
• Phân công công việc cho các bộ phận liên quan
• Theo dõi tình trạng đơn hàng
• Đánh giá chất lượng dịch vụ

Phần mềm quản lý tòa nhà Yoolife đã và đang là công cụ đắc lực quản lý cho hàng trăm tòa nhà trên khắp cả nước, đưa quy trình vận hành tòa nhà trở nên suôn sẻ và thuận tiện hơn. Để hiểu rõ về phần mềm quản lý Yoolife, hãy liên hệ trực tiếp đến số Hotline 096 471 41 48 để được tư vấn nhé!